Wer als Unternehmer Privatfahrten unternimmt, muss diese als solche erkenntlich machen. Dazu eignet sich das Fahrtenbuch, in dem Details zu Privat- oder Geschäftsfahrten näher aufgezeichnet werden. Dieses aufwändige Prozedere kann lediglich durch Anwendung der 1%-Pauschalmethode verhindert werden, unter der Voraussetzung, dass das Auto zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wird. Ein Fahrtenbuch hat einige Anforderungen des Finanzamtes hinsichtlich Form und Technik zu erfüllen. So genügt zum Beispiel eine lose Sammlung von Notizblättern zu den einzelnen Fahrten nicht.

Eine Fahrtenbuch-Software für den PC kann die Aufzeichnung der Fahrten vereinfachen und rechtssicherer gestalten. So können Fahrten leicht in das Programm eingegeben, bzw. per Schnittstelle direkt vom Navigationsgerät übertragen werden. Neben den Fahrtzeiten und Kilometern, können dann u.a. auch entstandene Kfz-Kosten berechnet werden. Die Redaktion von FIBUmarkt.de hat die folgenden Fahrtenbuchprogramme in einem Vergleich gegenübergestellt:

Finanzamt

Für die Anerkennung vom Finanzamt ist es wichtig, auf Unveränderlichkeit der Daten zu achten. Anwender von selbsterstellten Tabellen sollten sich diese folglich ausdrucken und binden um nachträgliches Einfügen von Daten oder ganzen Seiten auszuschließen. Softwareanbieter sollten die Funktion integrieren, Modifikationen in Nachhinein verfolgen zu können.

Inhalte

Die Fahrtenbuchprogramme unterscheiden sich von den angebotenen Leistungen nicht sehr stark. So bieten alle die Möglichkeit zur Erfassung von privaten und betrieblichen Fahrten mit Fahrzeug, Fahrer und Fahrtzeit. Auch ist es üblich, diese Daten übersichtlich zur Auswertung auszugeben. Weit verbreitet sind zudem die Eingabe von Ausgaben z. B. Tankkosten sowie programminterne Terminkalender, in die anstehende Untersuchungstermine eingetragen werden können.

Datenbegrenzungen

Obwohl die Mehrheit der Anbieter keine Beschränkungen hinsichtlich der Fahrer- oder Kraftfahrzeuganzahl setzt, gibt es einige Programme, welche die Auswahl begrenzen. Wichtig ist dies besonders beim Anlegen von mehreren Fahrern, die mit einer Software erfasst werden sollen. Wenn die Kapazität schließlich nicht ausreichen sollte, kann gegen Preisaufschlag eine Erweiterung implementiert werden.

Importe und Schnittstellen

Durch die vielseitigen Auswertungsfunktionen integrierten einige Anbieter Import- und Exportfunktionen. Beliebt ist dabei die Konvertierung ins pdf-Format zur Darstellung von Reisen und Kosten. Hinzu kommen Schnittstellen zu PDA, Mobiltelefon sowie Navigationsgerät mit deren Hilfe Daten auch unterwegs erfasst und ins Fahrtenbuchprogramm übertragen werden können.

Support

Neben allseits angebotenen Telefon- und E-Mail-Hotlines ist nun auch eine Bereitstellung von FAQ immer beliebter geworden. Oft können Kunden dadurch schneller zu einer Problemlösung kommen ohne den Support zu kontaktieren. Dementgegen fällt in dieser Sparte die Nutzung von Foren zum Informationsaustausch mit anderen Benutzern eher gering aus.

Preise

Wie auch in anderen Softwarebereichen gibt es bei Fahrtenbuchprogrammen eine enorme Preisspanne. Obwohl die Funktionen teilweise übereinstimmen werden Schwankungen von 12 € bis 110 € netto / Jahr ersichtlich.

Fazit

Unterschiede gibt es jedoch auch in der Handhabung der Programme. Bei der Bedienung besonders wichtig ist das zügige Einpflegen der absolvierten Fahrten und entstandenen Kosten. Da jedoch alle Anbieter Testversionen im Internet zur Verfügung stellen, lohnt sich in jedem Fall ein Blick in die verschiedenen Systeme.

Der Vergleich im Detail

Zur Detailansicht klicken Sie bitte auf das Bild.

Eine Übersicht für Fahrtenbuch-Software finden Sie hier >>

Autorin: Sarah Denzin