Die Berechnung von Löhnen und Gehältern ist sehr komplex und stellt viele kleine Unternehmen vor eine große Herausforderung. In diesem Beitrag soll dem Einsteiger die Entgeltabrechnung für regelmäßig geringfügig Beschäftigte näher erläutert werden.

Definition geringfügig Beschäftigte:
Bei geringfügig Beschäftigten handelt es sich um Mitarbeiter, die gemäß §8 Abs. 1 SGB IV regelmäßig pro Monat nicht mehr als 400,- € verdienen. Diese Art der Beschäftigung wird auch als Minijob oder 400,-€-Job bezeichnet. Für diese Beschäftigungen hat der Gesetzgeber extra Berechnungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt. Im Gegensatz zur Gleitzone oder den vollbeschäftigten Arbeitnehmern werden hier Pauschalen verwendet, um die Sozialabgaben und die Lohnsteuer abzugelten.

Bei Minijobs wird dem Arbeitnehmer in der Regel das Bruttogehalt ohne Abzüge ausgezahlt. Der Arbeitgeber muss für den Beschäftigten entsprechende Pauschalbeiträge zur Lohnsteuer und den Sozialabgaben zahlen. Diese werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Lohnsteuer
Im Gegensatz zur normalen Lohnsteuer, die sich bei steigendem Gehalt verändert, ist die Lohnsteuer für eine geringfügige Beschäftigung auf 2% vom Arbeitsentgelt festgesetzt, wenn gemäß §40a Abs. 2 EStG auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte verzichtet wird. Hierbei wird von einer Lohnsteuerpauschale gesprochen. Falls eine Lohnsteuerkarte vorgelegt wird, erfolgt die Abrechnung nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte.

Neben dieser 2% Pauschale besteht auch die Möglichkeit zu einer 20% Pauschale nach §40a Abs. 2a EStG. Die Nutzung der Pauschale ist möglich, wenn der Arbeitgeber nicht den Rentenversicherungsbeitrag zahlen muss. 

Kirchensteuer
Bei Minijobs ist die Kirchensteuer bei der 2% Pauschalsteuer bereits enthalten. Dieser Anteil wird auch erhoben, wenn der Arbeitnehmer Konfessionslos ist.

Bei der Anwendung der 20% Pauschale, muss die Kirchensteuer separat gezahlt werden. Die Berechnung der Kirchensteuer ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich. 

Solidaritätszuschlag
Der Solidaritätszuschlag ist ebenfalls wie die Kirchensteuer bereits in der 2%-Pauschale enthalten. Nur bei der Anwendung der 20%-Pauschale muss der Solidaritätszuschlag extra hinzugerechnet werden.

Krankenversicherung
Die Krankenversicherung wird nach §249b Satz 1 SGB V ebenfalls vom Arbeitgeber bezahlt. Hierbei gilt eine Pauschale von 13 % auf das Arbeitsentgelt. Der Arbeiternehmer ist nach §7 SGB V versicherungsbefreit. Wenn der Arbeitnehmer privat versichert ist, muss diese Pauschale nicht vom Arbeitgeber abgeführt werden.

Rentenversicherung
Die pauschale Rentenversicherung in Höhe von 15% wird gemäß §168 Abs. 1 Nr. 1b und §172 Abs. 3a SGB VI ebenfalls nur vom Arbeitgeber abgeführt. Die Berechnung erfolgt hierbei auch auf das Bruttoentgelt. Der Arbeitnehmer hat jedoch die Möglichkeit auf die Rentenversicherungsfreiheit zu verzichten (Option zur Rentenversicherung). Dadurch erwirbt der geringfügig Beschäftigte das Recht auf volle Rentenansprüche. Für den Arbeitgeber entstehen hierbei keine zusätzlichen Kosten. Die Aufstockung zum vollen Rentenanspruch muss durch den Arbeitnehmer übernommen werden. Zurzeit gilt ein Rentenversicherungssatz von 19,9%. Das bedeutet dem Arbeitnehmer werden von seinem Entgelt 4,9% abgezogen. Dieser Abzug erfolgt automatisch bei der Lohnberechnung und wird mit dem übrigen Abgaben durch den Arbeitgeber bezahlt.

Bei der Aufstockung ist ebenfalls zu beachten, dass der Gesetzgeber einen Mindestbetrag für die Rentenversicherung vorsieht. Dieser berechnet sich auf ein monatliches Mindesteinkommen von 155,-€ und entspricht bei einem Rentenversicherungssatz von 19,9%
30,85€. Dem Arbeitgeber entstehen hierbei keine Nachteile. Er zahlt weiterhin 15% auf das vereinbarte Bruttoentgelt. Die fehlende Differenz muss durch den Arbeitnehmer ausgeglichen werden.

Umlage 1 (U1) / Umlage 2 (U2)
Neben den Steuer- und Sozialabgaben entstehen für den Arbeitgeber weitere Zahlungen. Hierbei handelt es sich um die Arbeitgeberversicherungen für Lohnfortzahlungen bei Krankheit und Schwangerschaft.

Die Umlage 1 für Lohnfortzahlungen bei Krankheit beträgt zurzeit 0,6% vom Bruttoentgelt des Arbeitnehmers. Die Umlage 2 für Lohnfortzahlungen bei Schwangerschaft beträgt 0,07% vom  Entgelt des Arbeitnehmers. Hierbei muss beachtet werden, dass die Umlage 1 nur von Unternehmen zu zahlen ist, welche in der Regel weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Die Umlage 2 ist betriebsgrößenunabhängig.

Insolvenzgeldumlage
Die Insolvenzgeldumlage ist der letzte Pflichtbeitrag des Arbeitgebers bei der Berechnung des Lohnes. Der Umlagesatz betrug 2009 0,1%. Durch die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung wurde durch dem Gesetzgeber zum 01.01.2010 die Umlage auf 0,41% erhöht.

Berechnungsbeispiel
Folgendes Beispiel soll die Gehaltsberechnung für einen geringfügig Beschäftigen aus der Sicht des Arbeitgebers darstellen. Hierbei wird ein monatliches Gehalt von 400,00€ angesetzt. Zusätzlich wird auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte verzichtet und der Arbeitnehmer bleibt Rentenversicherungsfrei und ist nicht privat versichert.

Somit ergibt sich für den Arbeitgeber eine monatliche Belastung von 524,32€, die sich aus 400,00€ Gehalt + 124,32€ gesetzlicher Abgaben zusammensetzt. Der Arbeitnehmer erhält in diesem Beispiel das Bruttogehalt als Nettogehalt ausgezahlt.

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung für geringfügig Beschäftigte im gewerblichen Bereich steht Ihnen diese MS Excel Vorlage für Gehaltsabrechnung bei Minijobs im gewerblichen Bereich zum kostenfreien Download zur Verfügung. Zusätzlich wird mithilfe dieses Tools eine Vorlage für den Beitragsnachweis erstellt. 

Besonderheit: privater Haushalt als Arbeitgeber
Wenn in einem Privathaushalt zum Beispiel eine Haushaltshilfe eingestellt wird, muss diese ebenfalls als geringfügig Beschäftigte angemeldet werden, wenn sie nach §8a SGB IV regelmäßig nicht mehr als 400,00€ verdient. Im Gegensatz zu gewerblichen Arbeitgebern erhalten Privathaushalte ermäßigte Sätze bei der Kranken- und Rentenversicherung. Hierbei gelten Pauschalen in Höhe von 5% des monatlichen Bruttogehaltes anstatt 15% für die Rentenversicherung nach §168 Abs. 1 Nr. 1c und §172 Abs. 3a SGB VI und 13% für die Krankenversicherung gemäß §249b SGB V.

Der Arbeitnehmer hat hier ebenfalls das Recht seine Rentenversicherung aufzustocken. Die Mehrabgaben sind ebenfalls wieder vom Arbeitnehmer zu tragen. Die Insolvenzgeldumlage wird bei privaten Haushalten nicht erhoben.

Es wird jedoch eine 1,6% Pauschale für die Unfallversicherung berechnet. Bei gewerblichen Arbeitgebern wird der Versicherungssatz durch den Unfallversicherungsträger festgesetzt. 

Folgende Beispielrechnung zeigt die Gehaltsberechnung für einen Arbeitgeber im Bereich der privaten Haushalte bei Beschäftigung einer Haushaltshilfe mit einen monatlichen Entgelt von 400,00 €. Der Arbeitnehmer ist Rentenversicherungsbefreit und ist gesetzlich Krankenversichert. Zusätzlich wird auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte verzichtet.

Die Entgeltabrechnung findet hierbei über das Haushaltscheckverfahren statt. Um die monatlichen Abgaben berechnen zu können, steht Ihnen die MS Excel Vorlage für die Gehaltsberechnung bei Minijobs in privaten Haushalten kostenfrei zur Verfügung. Das Formular zum Haushaltscheckverfahren können Sie hier herunterladen.