Wenn ein Raum als Arbeitszimmer definiert werden soll, müssen bestimmte Kriterien, die vom Gesetzgeber her vorgeschrieben sind, eingehalten werden. Diese Kriterien sind, dass der Raum der als Arbeitszimmer definiert werden soll, ein eigenständiger Raum ist, er darf kein Durchgangszimmer, kein Flur oder ähnliches sein. Das Arbeitszimmer darf auch kein Bereich im Wohnzimmer oder ähnliches darstellen. Zudem muss es in einen realistischen Verhältnis zur restlichen Wohnung stehen. Dieses Zimmer darf nur für die berufliche Tätigkeit zur Verfügung stehen; daraus folgt, dass keine Gästebetten oder andere Gegenstände des privaten Haushalts dort abgestellt oder eingelagert sein dürfen. Außerdem wird es nur als Arbeitszimmer anerkannt, wenn der Tätigkeitsschwerpunkt in diesem Zimmer liegt. Durch diese Regelungen können zum Beispiel Lehrer oder Außendienstmitarbeiter dieses Zimmer nicht absetzen, weil deren Schwerpunkte im Unterrichten oder im Besuch von Kunden liegen.

Einrichtungsgegenstände können weiterhin abgesetzt werden, wenn sie zum größten Teil beruflich genutzt werden.

Möglichkeiten das Arbeitszimmer abzusetzen:
 
Seit 2007 kann nur noch das Arbeitszimmer,  dass den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt, vollständig von der Steuer abgesetzt werden. Die Regelungen von einer teilweisen Absetzung sind aufgehoben worden. Um weiterhin diesen Raum abzusetzen, gibt es die Möglichkeit, dass der Chef ein Bestätigungsschreiben verfasst, in dem er zusichert, dass im Betrieb kein Arbeitsplatz für den Mitarbeiter vorhanden ist. Eine andere Möglichkeit ist es, einen Vertrag mit dem Unternehmen zu schließen, in dem das Unternehmen das Arbeitszimmer vom Mitarbeiter mietet. Dabei werden dann die Werbungskosten abgesetzt, aber es werden auch dementsprechend die Mieteinnahmen versteuert. Eine weitere Methode ist es, ein extra Raum zu mieten, wobei dieser aber nicht direkt an die Wohnräume angrenzen darf.

Fallbeispiele:

1.Fall

Ein Lehrer nutzt einen separaten Raum ausschließlich für die Unterrichtsvorbereitung bzw. Nachbereitung. Dieser Raum kann nicht mehr abgesetzt werden, da der Lehrer als Haupttätigkeit das Unterrichten in der Schule hat.¹

2.Fall

Ein Außendienstmitarbeiter nutzt einen separaten Raum ausschließlich für die Vor- und Nachbereitung seiner Kundenaufträge. Dieser Raum kann ebenfalls nicht mehr abgesetzt werden, da die Haupttätigkeit in der Geschäftsabwicklung bei dem Kunden liegt.²

3.Fall

Ein Ingenieur erarbeitet Pläne in einem Raum, der ausschließlich dafür genutzt wird. Der Ingenieur fährt an die Planungsstellen bzw. zu den Kunden, um Absprachen vorzunehmen. Dieser Raum kann als Arbeitszimmer abgesetzt werden, weil die Haupttätigkeit des Ingenieurs in der Erarbeitung der Pläne liegt und die externen Fahrten nur für die Überprüfung notwendig sind, auch wenn diese den größeren Teil der Zeit beanspruchen.




Quellen:
^{1, 2} BMF Schreiben vom 03.04.2007