Vor dem Hintergrund der aktuellen Wirtschaftslage und dem damit einhergehenden Kostendruck müssen sich insbesondere mittelständische Unternehmen der steigenden Wettbewerbsintensität in globalen Märkten stellen, ihre Organisation und Prozesse überdenken und möglicherweise neu ausrichten.

Administrative Funktionen wie die Finanzbuchhaltung rücken hier immer mehr in den Mittelpunkt der Betrachtung. Die kritische Überprüfung auf Wertschöpfung für das Unternehmen sowie das Ausloten von weiteren Optimierungen durch Standardisierung und Automatisierung der Prozesse stehen hier im Vordergrund. Weiterhin werden mögliche Synergien durch Bündelung von Prozessen an einem oder wenigen Standorten (Shared Services) untersucht. Auch die „Make or Buy“-Frage für nicht wertschöpfende Prozesse in der Finanzbuchhaltung wird neu diskutiert.

Ziel ist zumeist die Verschlankung der administrativen Funktionen durch Reduzierung der Komplexität. Effizienzerhöhung, aber auch eine Steigerung von Qualität und Transparenz sollen dazu einen wesentlichen Beitrag leisten.

Im zweiten Halbjahr 2009 wurde ein standardisierter Fragebogen branchenübergreifend an ausgewählte deutsche mittelständische Unternehmen versandt, um genau dieses Themenfeld zu beleuchten. Lediglich Kleinunternehmen waren nicht im Fokus. Insgesamt haben 129 Unternehmen an dieser Studie teilgenommen. Weiterhin konnte in zusätzlichen Vor-Ort-Gesprächen eine Vertiefung des aktuellen Status sowie der möglichen Potenziale erreicht werden.


Management Summary der Studie:

Ziel dieser Studie war die Ermittlung des qualitativen und quantitativen Status Quo der Strukturen und Prozesse in der Finanzbuchhaltung des deutschen Mittelstandes. Auf dieser Basis wurden die Daten analysiert und generelle Optimierungspotenziale für den Mittelstand abgeleitet. Hierbei sind folgende sechs Bewertungskriterien zugrunde gelegt worden:

1. Unternehmen und Organisationsstruktur
2. Geschäftsprozesse
3. Qualitätsmanagement
4. Systeme & Technologie
5. Quantitative Daten
6. Optimierungspotenziale

Entsprechend der Ausprägung dieser Bewertungskriterien wurden alle teilnehmenden Unternehmen eingestuft und verglichen.

Der Rücklauf der Studie zeigt, dass das Thema Finanzbuchhaltung bezüglich Status Quo und deren Optimierung beim Mittelstand auf ein starkes Interesse gestoßen ist. Die meisten befragten Unternehmen sind international tätig und müssen sich im globalen Wettbewerb behaupten. Viele sind in ihrer Sparte führend in den jeweiligen Märkten.

Die Ergebnisse zeigen, dass fast alle Unternehmen ihren Standardisierungs- und Automatisierungsgrad noch nicht ausgeschöpft haben. Indizien hierfür sind die oft fehlende Prozess- und Kostentransparenz, der geringe elektronische Anteil der gesamten Rechnungslogistik und der noch geringe Standardisierungsgrad der Aktivitäten.
 
Weiterhin gewinnt auch die organisatorische Komponente der Finanzbuchhaltung an Relevanz. Im Gegensatz zu Großkonzernen ist die Finanzbuchhaltung im Mittelstand häufig noch auf verschiedene Standorte verteilt. Die Zusammenführung zu Shared Services, also die Bündelung von Prozessen an einem oder wenigen Standorten, sowie das Thema Outsourcing, einer Teil- oder Komplettauslagerung von Prozessen an einen spezialisierten Dienstleister, bieten weitere Potenziale.

Einige Unternehmen haben in den letzten Jahren transaktionsintensive Tätigkeiten an einen Dienstleister ausgelagert und waren mit dem Ergebnis zufrieden. Kostensenkungen, Konzentration auf Kernkompetenzen und Qualitätssteigerungen sind die Haupttreiber dieser Unternehmen. Auf der anderen Seite lehnen die meisten Unternehmen eine Auslagerung derzeit noch ab, da sie in erster Linie Kontroll-, Macht- und Qualitätsverlust fürchten.

Durch einen vermehrten Einsatz von elektronischen Prozessen können weitere Effizienzen gehoben werden. Dieses bedarf einer intensiven Reorganisation der Prozesse und der Einführung modernster Technologie.

Insgesamt wurden fünf wesentliche Erfolgsfaktoren identifiziert, die in der Gesamtbetrachtung der teilnehmenden Unternehmen zu einer Optimierung im Bereich Finanzbuchhaltung führen können:

• Hoher Standardisierung- und Automatisierungsgrad der Prozesse
• Ganzheitliche Prozessbetrachtung und eine danach ausgerichtete Reorganisation
• Elektronische Rechnungslogistik, E-Workflows und digitale Archivierung
• Überprüfung einer Konsolidierung der Tätigkeiten im Bereich Finanzbuchhaltung an einem oder wenigen Standorten (Shared Service Center)
• Überprüfung einer Auslagerung von transaktionsintensiven Tätigkeiten an einen externen Dienstleister

Die Beachtung und konsequente Umsetzung dieser Erfolgsfaktoren bilden die Grundlage für eine Effizienzsteigerung sowie eine Erhöhung der Qualität und Transparenz innerhalb der administrativen Prozesse.

Unter der Federführung der buw Unternehmensgruppe wurde diese Gemeinschaftsstudie zusammen mit PricewaterhouseCoopers im November 2009 abgeschlossen und veröffentlicht. Es konnten umfangreiche Informationen und wertvolle Erkenntnisse gesammelt werden. Diese Studie kann unter uwe.kunft@buw.de angefordert werden.

Darüber hinaus sind die Studiendaten eine Bereicherung für die buw Benchmark-Datenbank, die nun interessierten Unternehmen für individuelle, kostenlose Benchmark-Analysen zur Verfügung gestellt wird. Folgen Sie dazu einfach dem Online-Fragebogen >>

Quelle: buw Unternehmensgruppe
Bild: © PantherMedia/ Yuri Arcurs